Contract Note

1. 基本概念

約定通知書（Contract Note）は、金融取引や商品取引において、売買契約が成立した後に取引の詳細内容を当事者に通知する正式な文書です。「取引報告書」「取引確認書」とも呼ばれ、口頭やシステム上で成立した取引を文書化し、法的な証拠力を持つ重要な記録となります。商品取引では、商品名、数量、価格、取引日時、決済日、受渡条件、取引相手方などの基本情報に加え、品質仕様、インコタームズ、支払条件、特記事項を明記し、後日の履行や紛争解決の基礎資料として機能します。

2. 契約構造- 条件

約定通知書の基本項目は、取引当事者情報、商品詳細、価格- 数量、取引条件、決済- 受渡条件、手数料- 諸費用です。商品取引では、品質等級、包装仕様、検査方法、保険条件、不可抗力条項なども記載されます。電子取引システムでは、システム生成の約定通知書が即座に発行され、取引所取引では、取引所が発行する公式約定通知書により、取引の確実性と法的安定性が確保されます。

3. 商品取引での活用

商社では、顧客との商品売買成立後、即座に約定通知書を発行し、取引条件の確定と履行準備を開始します。製造業では、原材料調達の約定通知書により、生産計画、在庫管理、資金計画を確定します。農産物取引では、収穫期の売買契約で約定通知書により、品質確保、物流手配、代金決済の準備を進めます。エネルギー取引では、LNG、原油の長期契約で約定通知書により、船舶手配、港湾予約、保険付保を実行します。金融機関では、デリバティブ取引の約定通知書（コンファメーション）により、リスク管理と会計処理を実施します。

4. メリットと効果

約定通知書により、取引内容の明確化、履行義務の確定、紛争予防、証拠保全が実現できます。当事者にとって、取引条件の再確認、誤解の解消、履行準備の開始、会計処理の実行が可能になります。法的には、契約成立の証明、履行請求の根拠、損害賠償請求の基礎資料として機能します。監査- 税務調査では、取引の実在性証明、適正性確認の重要な書類となります。また、内部統制、コンプライアンス体制の証拠として、規制当局の検査でも重要な役割を果たします。

5. 注意点とリスク

約定通知書の記載内容に誤りがある場合、後日の履行トラブル、損害発生の原因となります。発行タイミングの遅れ、内容の不備、当事者への送達確認漏れも問題となります。電子化により、システム障害、データ消失、サイバー攻撃によるリスクも増大しています。また、約定通知書と実際の履行内容に相違がある場合、どちらが優先されるかの法的解釈が複雑になります。国際取引では、各国の商慣習、法制度の違いにより、約定通知書の法的効力、証拠能力に差が生じる場合があります。

6. 関連契約- 法制度

約定通知書は、民法の契約成立、商法の商事売買、金融商品取引法の取引記録保存義務に関連します。国際取引では、国際物品売買契約条約（CISG）、各国の証拠法、電子署名法が適用されます。税務上は、取引の実在性証明、適正な損金- 益金計上の根拠として重要です。会計監査では、売上- 仕入の実在性テスト、期間帰属テストの基礎資料となります。商品先物取引では、取引所規則により約定通知書の様式、記載事項、保存期間が規定されています。

7. 実務ポイント- 事例

約定通知書の適切な管理には、迅速な発行、正確な記載、確実な送達、適切な保存が重要です。大手商社では、基幹システムと連携した自動発行システムにより、ヒューマンエラーの削減と処理効率化を実現しています。金融機関では、ISDA確認書（コンファメーション）により、OTCデリバティブ取引の法的安定性を確保しています。農協では、農産物の集荷- 販売で組合員への約定通知書により、透明性と信頼性を確保しています。近年は、